Hồ sơ đi xuất khẩu lao động Nhật Bản 2025: Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị

Bạn dự định tham gia chương trình xuất khẩu lao động Nhật Bản nhưng chưa biết phải chuẩn bị những loại giấy tờ nào? Liệu toàn bộ hồ sơ có cần công chứng không? Có cần nộp bằng gốc hay chỉ bản sao? Đừng lo lắng! Trong bài viết này, MD Việt Nam sẽ cung cấp cho bạn danh sách hồ sơ đi Nhật mới nhất năm 2025, được chia thành 2 giai đoạn: trước và sau khi trúng tuyển đơn hàng. Ngoài ra còn có hướng dẫn chi tiết, các lưu ý quan trọng và phần giải đáp những thắc mắc thường gặp, giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng và chính xác.

Để quá trình xuất cảnh sang Nhật thuận lợi, người lao động cần chuẩn bị đủ các giấy tờ mà công ty phái cử yêu cầu. Với hồ sơ năm 2025, hầu hết doanh nghiệp XKLĐ đều quy định theo 2 giai đoạn rõ ràng như sau:

Hồ sơ cần có trước khi trúng tuyển đơn hàng

• Sơ yếu lý lịch (01 bản gốc): Mua tại cửa hàng văn phòng phẩm hoặc tạp hóa, tự khai đầy đủ thông tin cá nhân, gia đình, học tập, công việc. Kê khai cả thông tin bố mẹ, anh chị em, vợ/chồng, con (nếu có). Ảnh thẻ 4×6 dán kèm và có xác nhận của địa phương. 
  👉 Lưu ý: Không tẩy xóa, sửa chữa, chữ viết phải thống nhất.

• Giấy khám sức khỏe: Thực hiện tại bệnh viện được cấp phép khám cho lao động đi nước ngoài (Tràng An, Hồng Ngọc, Giao thông Vận tải…).

• Giấy xác nhận dân sự: Có ảnh, đóng dấu giáp lai và dấu xác nhận công an xã/phường nơi cư trú, để chứng minh không có tiền án, tiền sự.

• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Xin tại UBND xã/phường. Nếu đã kết hôn hoặc ly hôn thì nộp thêm giấy tờ chứng nhận liên quan.

• Bằng tốt nghiệp cao nhất: Photo công chứng bằng THCS/THPT/Trung cấp/Cao đẳng/Đại học. Nếu mất bằng, nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp.

• Giấy khai sinh, CCCD, giấy xác nhận cư trú: Photo công chứng giấy khai sinh và CCCD (01 bản mỗi loại). Giấy xác nhận cư trú xin trực tiếp tại công an cấp xã (01 bản gốc). 
  👉 Lưu ý: Ảnh photocopy phải rõ ràng, không mờ, CCCD in chung trên 1 mặt giấy.

• Ảnh thẻ 4×6 (06 chiếc): Nền trắng, áo sơ mi trắng, tóc gọn gàng, nam thắt cà vạt, chụp trong vòng 3 tháng, không chỉnh sửa quá mức.

Hồ sơ cần bổ sung sau khi trúng tuyển đơn hàng

• Hộ chiếu (hoặc giấy hẹn lấy hộ chiếu).

• Sổ hộ khẩu photo công chứng (02 bản).

• Bản cam kết tham gia chương trình (01 bản).

• Bản cam kết của người thân (01 bản).

• Giấy khám sức khỏe lần 2: Thực hiện trước khi xuất cảnh khoảng 1–2 tuần để đảm bảo đủ điều kiện.

Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

• Toàn bộ thông tin trong hồ sơ phải thống nhất, chính xác, không được gạch xóa.

• Không dùng giấy tờ giả, bằng cấp giả.

• Giấy tờ công chứng chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng.

• Nếu làm mất bằng tốt nghiệp, có thể thay bằng giấy chứng nhận tốt nghiệp hợp lệ.

Câu hỏi thường gặp

• Mất bằng tốt nghiệp thì phải làm thế nào? 
  👉 Có thể xin giấy chứng nhận tốt nghiệp hoặc bản sao công chứng từ trường cũ, được chấp nhận thay thế.

• Có cần nộp giấy tờ bản gốc không? 
  👉 Thông thường chỉ cần photo công chứng, trừ sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, giấy xác nhận dân sự thì cần bản gốc.

• Tất cả giấy tờ có bắt buộc công chứng không? 
  👉 Có. Những giấy tờ cá nhân như CCCD, hộ khẩu, bằng cấp… đều cần photo công chứng để hợp lệ.

• Hồ sơ có cần dịch sang tiếng Nhật không? 
  👉 Không. Nếu nghiệp đoàn yêu cầu, công ty XKLĐ sẽ hỗ trợ dịch thuật.

Chuẩn bị hồ sơ đi Nhật đúng quy định giúp tiết kiệm thời gian, tăng khả năng trúng tuyển và đảm bảo quá trình xuất cảnh diễn ra thuận lợi. Hãy chủ động hoàn tất hồ sơ sớm theo hướng dẫn của công ty phái cử để nắm bắt cơ hội làm việc tại Nhật Bản trong năm 2025.