CIEC Korea là gì? Thủ tục hợp pháp lãnh sự Hàn tại Việt Nam

CIEC Korea – Trung tâm Tư vấn Giáo dục Quốc tế trực thuộc Cục Hợp tác Quốc tế, Bộ GD&ĐT, là đơn vị hợp tác giữa Việt Nam và Hàn Quốc, phụ trách xác minh và hợp pháp hóa lãnh sự các loại bằng cấp, giấy tờ giáo dục. Ứng viên có nhu cầu xác nhận hồ sơ để nộp tại Đại sứ quán Hàn Quốc có thể thực hiện quy trình trực tuyến qua cổng đăng ký korea.ciec.vn một cách nhanh chóng và minh bạch.

CIEC Korea là gì? 

CIEC – Trung tâm Tư vấn Giáo dục Quốc tế là đơn vị trực thuộc Cục Hợp tác Quốc tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo. Tổ chức này được thành lập trên cơ sở hợp tác giữa Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam và Hàn Quốc, với chức năng chính là xác minh, chứng thực tính hợp pháp và độ chính xác của các loại giấy tờ, con dấu, chữ ký cùng những tài liệu liên quan trong lĩnh vực giáo dục và hợp tác quốc tế.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Hàn tại Việt Nam 

Khâu chuẩn bị trước khi đăng ký 

CIEC hiện đang vận hành và quản lý cổng đăng ký trực tuyến phục vụ thu thập thông tin của các ứng viên có nhu cầu xác nhận lãnh sự giấy tờ tại Đại sứ quán Hàn Quốc.

Địa chỉ cổng đăng ký: https://korea.ciec.vn/

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Bằng tốt nghiệp THPT.

• Học bạ THPT hoặc các bản trích lục/trích sao/bảng kết quả học tập bậc THPT.

• Bằng cấp bậc Trung cấp, Cao đẳng, Đại học, Sau đại học (nếu có).

• Bảng điểm/sổ điểm/bảng kết quả học tập bậc Trung cấp, Cao đẳng, Đại học, Sau đại học.

Cần lưu ý:

• Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam chỉ tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp của ứng viên thuộc các tỉnh/thành phố từ Đà Nẵng trở ra Bắc.

• Ứng viên thuộc các tỉnh/thành phố từ Quảng Nam trở vào Nam sẽ không đăng ký qua hệ thống CIEC.

• Các tài khoản cá nhân đăng ký trước ngày 06/02/2023 hiện chưa được tích hợp chức năng thanh toán và đặt lịch hẹn. Để sử dụng các tính năng này, ứng viên cần tạo tài khoản mới bằng địa chỉ email khác và thực hiện nộp lệ phí, đặt lịch hẹn theo quy trình mới. Riêng các tài khoản tổ chức được tạo trước thời điểm này vẫn có thể sử dụng ngay để đăng ký hồ sơ mới.

• Phiếu đăng ký (kết quả xác minh) có hiệu lực 60 ngày kể từ ngày xác minh. Hết thời hạn này, ứng viên phải đăng ký hồ sơ mới.

• Mỗi tài khoản được phép khai báo và nộp hồ sơ nhiều lần, nhưng không nên tạo nhiều hồ sơ cho cùng một loại bằng cấp tại cùng thời điểm để tránh nhầm lẫn và khó khăn trong việc tra cứu.

• Hệ thống sẽ gửi thông báo qua email của tài khoản đăng ký. Ứng viên cần thường xuyên kiểm tra email trong suốt quá trình đăng ký và xác minh.

Các tệp mà ứng viên tải lên korea.ciec.vn sẽ được CIEC sử dụng làm căn cứ kiểm tra và gửi tới các cơ quan có thẩm quyền (Sở Giáo dục và Đào tạo, trường học, cơ sở đào tạo, đơn vị cấp bằng, cơ quan chủ quản…) để xác minh bằng cấp. Vì vậy, hồ sơ điện tử cần tuân thủ các yêu cầu sau:

• Đúng nội dung yêu cầu

  • Tải đúng loại tài liệu được yêu cầu: Bằng tốt nghiệp, chứng nhận tốt nghiệp, học bạ, trích lục học bạ…

  • Tên file nên phản ánh chính xác nội dung tài liệu.

• Hình ảnh rõ ràng, đầy đủ thông tin

  • File scan hoặc ảnh chụp phải rõ nét, không mờ, đầy đủ các chi tiết.

• Quy định về bản gốc

  • Chỉ chấp nhận scan màu bản gốc.

  • Không chấp nhận bản photo, bản sao y, bản dịch công chứng, bản đã hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao (tem vàng), hoặc bản có tem tím trước đó.

• Định dạng tệp

  • Từ 06/02/2023, hệ thống chấp nhận định dạng PDF, JPG, JPEG, PNG, BMP.

• Dung lượng tệp

  • Bằng, chứng nhận, bảng điểm: < 2 MB.

  • Học bạ THPT: < 5 MB.

Quy trình đăng ký, thanh toán và đặt lịch hẹn 

Quy trình đăng ký xác nhận lãnh sự tại korea.ciec.vn bắt đầu bằng việc ứng viên truy cập trang web và tạo tài khoản mới. Sau đó, nhập thông tin cá nhân cùng chi tiết về văn bằng hoặc giấy tờ cần xác nhận; khi hoàn tất, hệ thống sẽ cấp một CIEC Code. Tiếp theo, ứng viên thanh toán phí kiểm tra và xử lý hồ sơ qua cổng thanh toán trực tuyến. 

CIEC sẽ tiến hành kiểm tra và liên hệ các cơ quan có thẩm quyền để xác minh tính chính xác của hồ sơ. Khi kết quả xác minh hoàn tất và hợp lệ, hệ thống gửi email thông báo để ứng viên tiến hành đặt lịch hẹn. Ứng viên lựa chọn ngày và khung giờ còn trống, sau đó đến đúng hẹn, in phiếu đăng ký có mã QR và nộp kèm hồ sơ gốc tại Đại sứ quán.

Cập nhật thông tin về xác nhận bằng cấp của người Việt Nam

Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam thông báo, kể từ ngày 18/09/2023, sẽ tiếp nhận xác nhận hợp pháp hóa lãnh sự đối với Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời.

Quy định này chỉ áp dụng cho học sinh, sinh viên đã tốt nghiệp trong thời gian không quá 1 năm tính đến ngày nộp hồ sơ.